1000万円のDX投資が台無しに……「進捗管理」の誤解が招く悲劇

　営業の生産性を上げるため、ある企業が1000万円以上かけてSFA／CRMを導入した。しかし、3年たっても期待した成果が出ていないという。「営業活動を見える化すれば目標達成できるはず」。そう豪語していた営業マネジャーは、今では頭を抱えている。いったい何が問題だったのか？

【画像】進捗管理の本質を理解しよう

　理由は、営業マネジャーに進捗管理の本質が理解できていなかったからだ。

　今回は、そもそも進捗管理とは何なのか？　なぜシステム導入だけでは目標達成できないのか？　について解説する。経営者はもちろんのこと、営業マネジメントに携わる方々は、ぜひ最後まで読んでもらいたい。

●多くのマネジャーが誤解している「進捗管理」とは？

　進捗管理とは、一般的に「どれだけ進んでいるか」「どこに問題があるか」「予定通りに進めるために何をすべきか」を把握し、必要に応じてサポートを行うことだ。

　しかし、進捗管理とは何かと尋ねられたら、多くのマネジャーは、

　「タスクの見える化だ」

　「スケジュール管理のことだ」

　「目標達成までのプロセスをしっかりと見ることだ」

　と答える。そう思い込んでいるから、高額なシステムを導入したものの、全く活用できないのだ。

●進捗管理の本質を誤解すると、こうなる！

　以前、次のようなマネジャーがいた。

　「SFA／CRMを導入すると、営業活動が全て見える化される。スムーズに進捗管理ができるようになって、データ分析も簡単になるはずだ」

　しかし、このように思い込んでいるマネジャーの下では、とても残念な結果になりがちだ。

　「せっかく高額なシステムを入れたのに、一向にデータが集まらない」

　「データが集まらないから、分析もできない」

　「誰も入力しないから、結果的に以前のExcel管理に戻ってしまう」

　なぜこうなるのか？　それは、マネジャーが進捗管理に入る部分と入らない部分を、しっかりと理解していないからだ。

　繰り返すが、進捗管理とは、

　「どれだけ進んでいるか」「どこに問題があるか」「予定通りに進めるために何をすべきか」を把握し、必要に応じてサポートを行うこと、である。

　従って進捗管理に入らないのは次の2つだ。

1. 目標・タスクを明確化し、段階的に分解する

2. 可視化（見える化）を徹底する

　そして、進捗管理に入るのは次の3つである。

1. 定期的に振り返り・レビューを行う

2. 適切なコミュニケーションと早期エスカレーションを行う

3. 定量・定性の両面から進捗を評価し、柔軟に調整する

　それでは、これら5つのポイントを詳しく解説していこう。

●1. 目標・タスクを明確化し、段階的に分解する

　「今期はこのぐらいの売り上げを達成しよう」と抽象的な指示をしても、部下は具体的に何をすればいいのか分からない。進捗を測ることもできない。

　まず、大きな目標を細かい単位に分解するのだ。

　「毎月この商品を5本売る」

　「新規のお客さまに毎週3件アプローチする」

　「既存のお客さまは四半期に1回は訪問する」

　このように、一つ一つのタスクを具体的に決めていく。とても重要なプロセスだが、これは進捗管理するための準備といえる。

●2. 可視化（見える化）を徹底する

　可視化（見える化）は、目標を達成するための「見取り図」と言ってもいい。空から見た地図のようなものだ。

　例えば、毎月商品を5本売るという目標を立てたとする。それを達成するために、

・今、誰に営業をかけているのか？

・商談はどこまで進んでいるのか？

・今月中に成約する可能性はどのぐらいあるのか？

　このように、一目で分かるようにすることが見える化である。これも進捗管理の準備段階だ。あくまでも仕組みを整備しているだけだからだ。

●3. 定期的に振り返り・レビューを行う

　さて、ここからが本当の進捗管理のはじまりだ。月曜日の朝会で、

　「先週はどうだった？」

　「今週はどうするつもりだ？」

　「ここで手が止まっているのはなぜ？」

　このように、一つ一つ確認していく。このときに仕組みがあり、見える化されていると便利だ。正しい現状確認、レビューがしやすいからである。

●4. 適切なコミュニケーションと早期エスカレーション

　現状を確認し、問題がありそうであれば、何らかの打ち手を考える。すぐ対処できる環境を作ることも、進捗管理の一部だ。

　最後の最後まで「なんとかなるはず」と思い込んでいる部下がいたらいけない。手遅れになる前にリカバリーする。

　問題が大きくなる前にマネジャーに報告・相談することを早期エスカレーションと呼ぶ。これも進捗管理において重要な取り組みだ。

●5. 定量・定性の両面から進捗を評価し、柔軟に調整する

　私たちコンサルタントが陥りがちな問題だ。ついつい数字だけを見て判断してしまう。だが、数字で表すことができない情報も無視できない。お客さまの表情、部下の様子、市場の変化などの情報などだ。

　「確かに今月の売り上げは達成できそうもない。しかし、新しい商品に興味を持ってくれるお客さまが増えてきた」

　「明らかに感触が違います。まだ成果は出ていませんが、あと2カ月はこの方向性でいきたいです」

　このように、数字以外の情報も見ながら、柔軟に対応することも進捗管理には欠かせない。進捗管理とは、単なる数字の管理ではないのだ。

●正しい進捗管理の3ステップ

　高額なシステムを入れて見える化をしただけでは、進捗管理は完了しない。

　Plan（計画）とDo（実行）の部分を支援するのが、SFA/CRMといった情報システムの役割だ。しかしCheck（確認）とAction（改善）の部分は、システムだけではできない。

　それでは、正しい進捗管理のやり方をまとめていこう。前述した通り、まずは以下3つのステップを頭にたたき込もう。

1. どれだけ進んでいるか

2. どこに問題があるか

3. 予定通りに進めるために何をすべきか

　一つ一つ見ていこう。

1. どれだけ進んでいるか

　まずは、現状を正しく把握することから始めよう。いわゆる「現状認識」である。

　例えば、月間目標1000万円の売り上げに対して、今月20日の時点で400万円しか売り上げがないとする。

　「このペースだと目標未達だな」

　と過去の実績だけを確認するのではなく、

　「残りの600万円のうち、どのぐらいが見込みとして残っているのか？」

　「商談中の案件は全部でいくらあるのか？」

　このように、過去だけでなく未来にも目を向けて現状を把握する。

2. どこに問題があるか

　次に、なぜ予定通り進んでいないのか？　その問題の箇所（Where）を見つけよう。原因（Why）を追及すると、言い訳しか出てこない。それだと解決策は思いつかないものだ。

　「提案前プロセスのコンバージョン率が低い。特に社歴の浅い4人の営業のコンバージョン率が、平均より20％低いです」

　「見込み客の数そのものが足りないのです。昨年と比べると、一人あたり15社も足りません」

　このように、具体的な数字とともに問題点を洗い出すのだ。そうすると、解決策も導きやすくなる。

3. 予定通りに進めるために何をすべきか

　そして最後に、具体的なアクションを決めていく。当然、問題の箇所によって対策はまるで違う。

　提案前プロセスのコンバージョン率が低いなら――

　「社歴の浅い営業を集めて、お客さまの課題をどうヒアリングするか、定期的な勉強会をしよう」

　見込み客そのものが足りないならばこうだ。

　「展示会など、イベント企画をてこ入れしよう。営業企画部と対策を練る」

　このように、一つ一つアクションプランを練っていく。ネクストアクションが決まれば、次回の進捗会議で、どのような状況か、何が問題かを確認すればいい。

●まとめ

　DX推進のために高額なシステムを導入しても、なぜうまくいかないのか？　理由は、マネジャー自身が進捗管理の本質を理解していないからだ。

　進捗管理とは見える化することではなく、見える化したデータを使って適切な判断とアクションを起こすこと。世の中、DXやAIといったキーワードが溢れかえっている。しかし決して振り回されてはいけない。

　情報システムはあくまでも道具でしかないのだ。本当の進捗管理ができる人材を育成することこそが、DX推進の第一歩といえるだろう。

著者プロフィール・横山信弘（よこやまのぶひろ）

企業の現場に入り、営業目標を「絶対達成」させるコンサルタント。最低でも目標を達成させる「予材管理」の考案者として知られる。15年間で3000回以上のセミナーや書籍やコラムを通じ「予材管理」の普及に力を注いできた。現在YouTubeチャンネル「予材管理大学」が人気を博し、経営者、営業マネジャーが視聴する。『絶対達成バイブル』など「絶対達成」シリーズの著者であり、多くはアジアを中心に翻訳版が発売されている。