年度末に、書類整理テクニック

書類がひたすらたまっていく……（動画提供：YouTubeチャンネル「七尾亜紀子の整理収納レッスン」さん）

　年度末のこの時期、放っておくとどんどんたまってしまう各種書類……。プロが教える“書類整理のお悩み解決法”の動画が参考になります。

●書類整理のテクニックを解説

　動画を公開したのは、整理収納アドバイザー・七尾亜紀子さんのYouTubeチャンネル「七尾亜紀子の整理収納レッスン」。今回の動画では、面倒な書類整理のテクニックを紹介しています。

　さまざまな家庭の整理収納についてアドバイスしてきた七尾さんによると、書類整理に関してよく聞くお悩みは「とにかく面倒くさい」とのこと。つい整理を後回しにして、ボックスやレターラックに書類を詰め込んだりテーブルにちょい置きをしたりしてしまった結果、手が付けられないほど大量にたまってしまったというケースがよくあるそうです。

●ざっくり仕分けでまずは全体の量を減らす

　そんな場合にまず意識したいのが、「一気にまとめて整理しようとしない」ということ。1度で片付けるつもりでいると腰が重くなってしまうため、タイマーをセットして1日5分だけやってみることから始めるのがおすすめだそうです。

　次に、「この書類はとっておくべき？」と悩んで手が止まらないよう、“超ざっくり仕分け”で整理を進めることも重要です。「絶対必要」「迷う」「絶対不要」の3つに分類し、まずは考えすぎずに未確認書類を減らしていきましょう。「絶対に不要な書類」だけを取り除いて処分すれば、全体の量を減らすことができます。

　次によく聞くお悩みが、「捨てて良いのか分からない」というもの。光熱費やクレジットカードの明細、確定申告に使ったレシートや書類など、保管する必要があるものの捨てるタイミングが分からない書類がたくさんあります。

　その場合は、「紙そのものを保管する必要があるか」を考えます。オンラインで確認できる明細の場合は、紙の明細を取っておく必要はありません。また、情報だけ残せば良い場合は写真に撮ってデータ化し、書類を捨てるという方法もあります。

●不要書類を処分できたら保管方法を考える

　ここまでで書類の量を減らせたら、次は「残す書類をどう保管するか」を考えましょう。おすすめは「保管期限ごとに分ける」という方法です。残した書類も定期的に見直す必要があるため、短期、中期、長期と保管期限を分けてファイルやボックスなどにしまっておくと便利です。

　2～3カ月で期限が切れるものは「短期保管」として毎月の月末にチェックし、半年～1年で期限が切れる「中期保管」の書類は年度末にチェック……というサイクルを作り、さらにその中で用途別にラベリングをしておくと、必要な書類が迷子になりません。見直すタイミングが少ない「長期保管」の書類は、保険や住宅の書類、家電の説明書などです。

　また、保管期間に合わせて適切な収納方法も異なります。よく見直しをする「短期保管」の書類は、なるべく出し入れの手間が少ないクリアファイルやスタンドタイプのファイルボックスを使い、手に取りやすい場所に置いておいたほうが便利です。

　ここまで整理ができたら、あとは書類がたまらないように“即処理”を徹底することが大事。不要な書類はその場で処分し、必要な書類は「短期」「中期」「長期」のいずれかに分類すれば、もう書類の山ができることはありません。

　今日から実践できそうな書類整理のテクニックに、コメント欄では「この書類整理方法単純でいいかも」「気づきをありがとうございます」「今回の動画で一歩踏み出してみたい」「なるほど、さっそく試してみたいと思います」「一気にやろうと思うからすぐ疲れてしまうのですよね……少しずつまずはやってみます」といった前向きな声が寄せられています。

年度末にぴったり！　プロが教える“書類整理テクニック”が目からウロコ　今日から実践できる技に「単純でいいかも」「さっそく試してみたい」

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