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「数字で説明して」に上手く対応する、たったひとつの質問

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2018年05月27日 19:02  ごきげん手帖

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ごきげん手帖

写真Life & Beauty Report(LBR)
Life & Beauty Report(LBR)

「データあるの?」「根拠は?」「数字で説明して」

あなたの上司もそういうタイプではありませんか。


文系女子にとっては大変なタイプと思われがちなデータ好き上司も、考え方を変えれば実はとても接するのがラクになります。


今回は、ビジネス数学の専門家である深沢真太郎(ふかさわしんたろう)さんに「数字で説明して」と言われた時の対処法を教えていただきました。


上司に振り回されるのではなく、一目置かれるビジネスウーマンになりませんか?




あなたもやってない? 「数字で示して」で一番やってはいけないこと


倉島:文系が多い女子にとっては、「数字で説明」と言われるだけで気持ちが重くなるものですが、上手に対応できる方法はありますか?


深沢:そうですね。数字が苦手……というのはやはり女性に多いですよね。でも、これからお話するポイントさえ押さえれば簡単ですよ!


そのポイントとは、ついやりがちだけれど、実は最もやってはいけないこと。まずはそれから説明しましょう。



「数字で説明して」といわれたら最もやってはいけないこと


「数字で説明して」と言われたときに、たくさんの数字やデータを集めて提示する。これは一番やってはいけません。


特に数字に苦手意識を持つ人ほど、どうしていいかわからず、やみくもにデータをかき集めたり、数字が多くあると「すごい」ように錯覚してこのような行動に走りがちですが、この方法は逆に説得力がないばかりか、自分の仕事を増やすことになります。


数字とは、絶対的なもののようで、実は相対的な面もあり、切り取り方によって、白にもなれば黒にもなります。



例えばここに、一杯800円のアイスティーがあったとします。500円のものと比べれば高いし、1000円のものと比べれば安いですよね。このように数字とは、どう切り取って取り出すかによって、いかようにも説明できるものなのです。


むやみに数字を羅列しても、「いいね」と「よくないね」が混在する事になり、説得力が生まれません。的を絞って必要な数字だけを切り取ることが鉄則です。


 「数字で示して」が得意になる、最強の質問法


では、そのためにはどうしたらいいか? 「数字で示して」と指示した上司(ここでは部長と設定しましょう)に、今までのようにパニックになって、とりあえず「はい、わかりました!」と言ってあとで後悔するのではなく、落ち着いてこう聞いてみましょう。「かしこまりました。ちなみに、部長の判断基準は何ですか?」と


この質問は強力な武器になります。なぜなら、部長が明確な判断基準を持っていれば、すぐその基準をあなたに言うでしょうから。あなたはそれに関するデータだけ持って来れば済みます。



一方、部長自身の判断基準がぼんやりしていた場合は……まず、部長自身が困惑するでしょう。が、上司として指示した以上、その場で考えて答えをくれるはずですこの質問を投げかけることによって、あなたはどちらに転んでも「どの数字を持ってきたらいいか」答えを得られることになります。そうすることで、


あなたは、部下として余計な仕事をしなくて済む。


部長には、上司としての仕事をきちんとしていただく。


という、二つのメリットが得られますから、お互いに無駄がないですよね。


例として、こんなケースを考えてみましょう


OLで事務担当のあなたは、経理業務で残業続き。その負担を減らすため、計算システムを取り入れたい、と部長に提案します。部長は、当然すぐにOKは出しません。コストがかかるので、導入するに値するデータを出すように指示されました、そこで


あなた:「システム導入にあたって、部長が一番大事にしているポイントは何ですか?


部長:「システム導入のコストと、それにより浮く人件費のバランスだなぁ」


それがわかれば、あなたのやるべきことは簡単です。システム導入のコストをまず計算。


次に、あなたが経費の仕事をするために残業している時間と残業代を算出し、導入によってどれだけの時間と人件費が削減できるか、そして何年でコストを回収できるのか? を示せばいいだけですね


こうすることで、あなたはこの提案のために、最小限の労力でデータを示すことができるだけでなく、上司の判断基準にピンポイントの、説得力を持った提案ができるというわけです



……また、これはちょっと余談ですが、上司というものは面倒な提案や意思決定を目の前にすると、「これじゃ検討できないから、とりあえずデータ出して」といった言い方でその課題を先送りにしようとするケースがなきにしもあらずです。


もちろんこんな上司は“ダメ上司”の典型です。しかし、先ほどご紹介した対応をすれば、あなたの貴重な提案をうやむやにされたり、先送りにされづらい、という利点もあるのです


倉島:これはとっても効率的ですね! 参考になります。


深沢:数字を使うことで、効果や成果が見える化し、共通認識も持ちやすくなるので、仕事の場では大変有効です。的を射た数字を示せることで、あなたの評価も格段に上がることでしょう。


このとっておきの質問法を使って、ぜひ「数字で示して」に強い女子になっていただければ幸いです


【取材協力】


深沢真太郎(ふかさわしんたろう)さん ビジネス数学の専門家/人材教育コンサルタント


数字に苦手意識を持つビジネスパーソンを劇的に変える独特な指導法が「史上最強にわかりやすい」と評され、担当した講義は100%リピート依頼がくる人気講師。ラジオ番組のパーソナリティやビジネス誌の記事監修などメディア出演も多数。著作は国内で累計13万部超。一部は韓国・中国・台湾などでも多くのビジネスパーソンに読まれている。日本数学検定協会「ビジネス数学検定」1級AAAは国内最上位。BMコンサルティング株式会社代表取締役。


主な著書:『入社1年目からの数字の使い方』『数学女子智香が教える 仕事で数字を使うってこういうことです』 『そもそも「論理的に考える」って何から始めればいいの?』(すべて日本実業出版社)

ライタープロフィール


スピーチコンサルタント・倉島 麻帆


スピーチコンサルタント、フリーアナウンサー。NHK、日経新聞など多数メディアに出演。脳科学・心理学メソッドも使い、好かれる「話し方・コミュニケーション」研修を、上場企業をはじめ全国で行っている。著書「引きつける話し方が身につく本」など多数。



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このニュースに関するつぶやき

  • 何かを導入しようと上司に提案するときに、数字を出して説明してと言われる前にその上司の判断基準を把握しないなんておかしい。
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