資料のクオリティを決める“２つの要素”とは

プレゼンのため、社内での説明のため、打ち合わせのためなど、仕事で資料を作成することは多い。

そんな資料作成、意外と時間がかかる作業だが、どう作ればいいのか指導されたことがないという人は少なくないのではないだろうか。

『「A4一枚」から始める資料作成術』（稲葉崇志著、CCCメディアハウス刊）はどのように資料を作成したらいいのか分からない！という人に読んでほしい一冊だ。
本書では、A4一枚で作成する「ドラフト」と「サマリー」、A４一枚のサマリーからつくる「詳細資料」の３つの資料の作成法を紹介している。

タイトルにもある「A4一枚」。なぜ、これがベストなのか。
それは「つくりやすく」「わかりやすい」からだと著者。「つくりやすい」資料は作成者の負担を減らし、「わかりやすい」資料は読み手の負担を減らすことになる。
そして、紙一枚資料には、視認性の良さというメリットがある。ぱっと見て、課題や対応策やスケジュールなどの情報を把握できる。要素を一覧できる点で一枚にまとめられた資料にかなうものはないのだ。

著者があげる「資料のクオリティを決める要素」は２つ。

・資料をつくる目的を正しく理解していること
・目的に合致した内容になっていること

そして、これらの要素をクリアするためには、以下の３つを明確にしなければならないという。

・目的…その資料は何を目的として作るのかに応じて必要最低限の情報に絞り込む
・ターゲット…読み手の認識力や集中力に配慮する
・メッセージ…何を書けばいいかは、「承認する立場」になって考える

この３つを把握することは、作成者の効率的な作業のためにも必要なのだ。そして、A4一枚に「背景」「目的」「提案」「スケジュール」「体制」「課題」の六つの内容を盛り込むことで、伝わる資料になる。

「成果を得ること」が資料の目的である。このことをしっかり意識して、資料の質と作成の効率を両立することができる。資料作成に時間がかかる、苦手意識があるというビジネスマンは、本書の資料作成術を試してみてはどうだろう。

（新刊JP編集部）