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「出欠確認地獄」よサヨウナラ、Webフォームで「どこでも楽に仕事」をしよう

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2019年10月24日 06:12  ITmedia Mobile

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写真Googleフォームはスマホからも作成や回答ができるので、隙間時間に場所を選ばず作業できる
Googleフォームはスマホからも作成や回答ができるので、隙間時間に場所を選ばず作業できる

 テレワークとはなんだろう?



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 筆者はその本質を「座っていなければ仕事にならない」「面倒な作業を積み重ねるのが仕事」という状況からの脱却だと思っている。



 では、その方法にはいろいろなアプローチがあるのではないか? 別にビデオ会議やチャットベースのコミュニケーションばっかりがテレワークではない。ちょっと工夫するだけで、いろいろな人が楽になる手法は全て「テレワークに通じる」といっていいのではないか。



 というわけで、筆者が日常的に思っていることを書く。それは「メールで集合の日時や参加者を集計するの、止めません?」ということ。Webベースのフォームサービス活用のお勧めである。



●メディア関係者を悩ませる「出欠の連絡」



 筆者のような報道関係者は、日常的に大量の「発表会のお知らせ」を受け取る。そういうメールが1日に何本あるかは数えたことがないが、週に4、5本は出席していてその数倍はあるのだから、まあようは「いっぱい」あるのだ。



 そして、それら全てに共通しているのが「出欠の連絡」だ。連絡しないで行くこともできるし、連絡が不要なパターンも多いのだが、連絡せずに行って会見場へ入れなくても文句は言えない。だから可能な限り出欠の連絡は入れる。



 しかし、これがとにかく面倒だ。



 メールにて出欠を返すわけだが、メールを返信して「社名、媒体名、代表者名、参加人数、カメラ種別、連絡先」を書いて返答しないといけない。毎回、どこに対する返答も同じのに、書式や返事の内容の齟齬(そご)もあるので、単純にコピペというわけにもいかない。



 テキストで回答フォームを付けてくるところもあるが、結局コピペして必要な場所を埋めないといけない点に変わりはない。



 先方はもちろん「良かれ」と思ってやっているのだが、そうしたフォームが皆「貴社名」「貴媒体名」になっているのも面倒だ。そのまま返すのがどうにも気になるので、「貴」を削る手間がかかる。(これはまあ、気にせず返せばいい、という話もあるかもしれない。でも、紙の時代に「行」を線で打ち消して「様」にする作業よりは面倒だと思うのだが……)



 さらに、もっと面倒なところになると「ファクスで返答を」になる。私見だが、芸能関係の会見はいまだファクスの場合が多い。勝手にメディアに流し、メディア側もそれをコピーして現場担当者が持っていく……なんてワークフローだからだろう。我が家にもはやファクスはないのだが(受信環境も数年前に撤廃している)、年に数回、そういう会見のためにクラウドからファクスを送っている。



●返答する側だけでなく「集計する側」も大変



 こうしたことは「私たちメディアの側」が面倒なことである。



 だが何より、本質はまた違うところにある。そうやってメール本文へのテキスト書き込みやファクスで集めた出欠は、別途「集計しないといけない」のだ。これはどう考えても、出欠を出す側より面倒だ。コピペしてExcelなどにまとめ、リストにして再管理するわけなのだから。ファクスだったら「手打ち」で再入力だ。



 何て面倒な!



 小さい発表会でも参加者は数十に達する。大きな会見なら200〜300といったメディア関係者が集まる。その出席者リストを作るのに、大量のメールからちまちまとコピペを続け、時には手打ちでまとめるのは、かなり大変な作業のはずだ。少なくとも、スマホだけでサクサクできるような作業ではなく、机に貼り付いて働く必要がある。



 こういう作業は、広報関係者に限ったものではないだろう。企業内での勉強会や会合のとりまとめ、果ては飲み会や結婚式二次会の幹事まで、必ず必要になる。「PCがないとめんどくさい作業の筆頭」ではないだろうか。



 でも、いつまでもコピペしていていいのだろうか? そんなことは1990年代から変わらないやり方ではないか。もちろん、今は別のもっと効率的なやり方がある。



●Webフォームで徹底して楽をしよう!



 一部の企業では、出欠を集める際に「メールのフォームを埋めてもらう」形式ではなく、Webフォームを使うようになっている。具体的には「Googleフォーム」や「Microsoft Forms」を使うのだ。



 これらのフォームを使うと、Web上の入力欄に埋めていくだけで出欠の連絡が完了する。スマホでももちろん入力できる。メール本文からのコピペはない。



 何より大きいのは、自動的に集計され、スプレッドシートの形で結果がまとまることだ。前出のような「コピペ作業」は不要になる。



 フォームを作るのも、とても簡単だ。画像はGoogleフォームの場合だが、Googleアカウントさえあれば誰でも利用できるし、既にある出欠管理用のフォームをちょっといじるだけで、目的のものができる。



 「回答にGoogleアカウントでのログインを求めないようにする」「入力後に修正を可能にしておく」など、設定変更しておいた方がいい部分はあるものの、それだって一度やれば問題ない。自社でGSuiteやOffice 365などのクラウドツールを契約して使っているなら、それらへ情報をインポートするのも簡単だ。



 非常にシンプルなツールだが、Webフォームを使うだけで「メールのコピペ」という双方ともに大変な作業から脱することができる。しかも、GoogleフォームとMicrosoft Formsともに、利用は無料である。



 種を明かせば、こうしたフォームの利用は、企業広報においてはGoogle広報が率先して活用しはじめたと記憶している。さすがだ。その後マイクロソフトも導入し、今はいくつかの広報が利用している。だが、それでもまだ主流は「メールのコピペ」である。



 もちろん、出欠の管理以外にも使える。筆者が知るうまい活用方法は「勉強会の質問リリスト集計」だ。勉強会などを行う際、質問リストを紙などの形でまとめることは多い。だが、これだといかにも面倒。「事前集計」が基本なので、話を聞きながら浮かんだ質問を、勉強会の最中に反映するのは難しい。しかしWebフォームに入力してもらうなら、スマホから簡単に質問を集められるし、勉強会の最中に書き込んでもらった質問に答える、といったこともできる。



 同じように、講演会・勉強会後の「感想集計」にも使える。



 実は筆者も、小寺信良氏と共同発行しているメールマガジンの「おたより」「問い合わせ」に、Googleフォームをずっと使っている。回答をすぐに確認できるので非常に便利だ。しかも、確認くらいならスマホからでもできる。



 RPAやAIなど、高度なシステムが話題になる。だが、われわれの働き方は、もっと足元にやるべきこと、できることがたくさんあるのではないか。



 Webフォームの活用は、そんな「ずっと前からできるのに意外と使われていない例」の1つではないか、と感じるのだ。


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