IIJの「技術工作室」が面白い ITエンジニアと業務部門が一緒に試行錯誤、困りごと解決しつつ技術力向上

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2023年01月31日 13:41  ITmedia NEWS

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実際の配布の様子

 業務部門とエンジニアが一緒に試行錯誤しながら業務課題を解決。社内での実践を通して、技術力の向上や、より価値のあるサービス開発につなげる――インターネットイニシアティブ(IIJ)がこんな施策に取り組んでいる。その名も「技術工作室」だ。



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 例えば2022年末には、社員約2000人に5日間でグッズを配布しなければいけないという社内課題が発生。頭を悩ませた担当部署が技術工作室に相談し、社内のエンジニアと協力しながら配布を効率化するシステムを設計・開発。無事に課題を解決できたという。



 顧客の課題に対して本質的な効果のあるソリューションを求められるようになっている昨今。ITベンダーはもちろん、DXの一貫として、情報システム部門と業務部門を連携させ、システム内製化を進めたい企業にとっても参考にできる部分がありそうだ。IIJの取り組みの詳細を、キーパーソンに聞いた。



●課題アリの業務部門と技術を試したいエンジニアを社内でマッチング



 技術工作室とは、新しい技術を試しながらプロダクトを作ってみたいエンジニアと、社内の業務課題をマッチングする仕組みのことだ。エンジニアの参加は希望制で、基本的にボランティア。本業の合間にシステム開発などの作業をする。窓口などの事務局機能は社長室が担っている。



 ソフトウェアエンジニアとして働きながら、社長室の技術工作室担当を兼務する藤本椋也氏(プロダクト本部 応用開発課)は「社内の実際の課題などに対して試行錯誤しながらソリューションを作り上げていくことで、技術力の底上げやエンジニアの経験値を上げることを期待している。最終的には顧客にとって価値のある新しいサービスにもつながれば」と取り組みの意図を説明する。



 一見、なかなかエンジニアが集まりにくそうな取り組みにも見えるが、IIJには新しい技術を自発的に学ぼうとする人が多く、成立しているという。「IIJでは多くのエンジニアが、業務に関係なくても新しい技術をただ触ってみようとか、業務には必要ないけどちょっと生活を便利にするツールをつくってみようとか、そういうことを日常的に行っている」(藤本氏)



●社員2000人へのグッズ配布、どう効率化する? 技術工作室の活躍



 例えば最近では、広報部が抱えた課題の解決に一役買ったという。22年12月に創業・設立30周年を迎えたIIJは、記念企画の一環で社員にグッズを配布した。用意したグッズは同社エンジニアがデザインしたキャラクターのぬいぐるみ、マグカップ、フリースジャケットの3種類で、フリースジャケットはSからLLまでの4サイズ展開。社員は希望する記念品を一つは無料で自由に選択でき、複数欲しい場合は2つ目以降を給与天引きで購入できるルールだった。



 それぞれの社員が希望するグッズの品目と数量については、「Microsoft Forms」で作成したフォームに各自入力してもらいデータを集計した。そのデータを基にグッズを発注して必要量を用意。オフィス内に5日間限定で配布の窓口を設置し、手渡しするという前提で業務フローを考えたという。



 しかしこのフローでは、約2000人の社員への配布をいかに効率化するかが課題になった。Formsで集めたデータをExcelに出力すれば「どの社員にどの記念品をいくつ渡すか」は簡単にリスト化できる。問題は窓口のオペレーションだった。



 堂前清隆氏(広報部副部長)は「受け取りに来た社員の名前を窓口で聞いてリストからその社員名を探し、どのグッズをいくつ渡さなければならないかを確認の上、手渡しする。Excelのリストには『お渡し済み』列をつくっておいて、そこにチェックを入れる。オーソドックスに考えればそんなフローになるだろうが、それでは期間内に配布できるか不安があった」と振り返る。



 そこで広報部が頼ったのが技術工作室だ。堂前氏から相談を受けた藤本氏は、技術者としての目線で課題を整理した上で、社内のエンジニアに「こんな案件があるけど、興味のある人、手伝ってくれる人いませんか」と声をかけた。手を挙げたのは坂口和也氏(クラウド本部クラウドサービス2部パブリックリソース1課ソフトウェアエンジニア)と、白崎博生氏(ネットワーク本部副本部長)だ。



 ユーザーである広報部と、坂口氏、白崎氏のコミュニケーションはビジネスチャット上で実施した。業務上のリクエストとシステムがカバーすべき機能をすり合わせる議論を重ね、基本的な方向性と仕様を数時間で決定。1時間後には坂口氏がプロトタイプを作り上げた。その後3週間でシステムが出来上がったという。



 完成したのはQRコードを活用した受け取り管理システムだ。これにより、実際のグッズ配布は次のようなフローになった。まずグッズを受け取る社員は専用サイトにログインしてQRコードを発行し、窓口でそれを提示。配布係はそのQRコードをiPhoneでスキャン。iPhoneには配布物の内容(品目や個数)が表示され、それを渡す。グッズを受け取った社員が専用サイトの「受け取りボタン」を押すとシステム側に配布完了のフラグが立ち、一連のプロセスが完了する。



 堂前氏は受け取り管理システムの効果は絶大だったと強調する。「多くの社員は初日に受け取りに来たが、この程度の負荷かと拍子抜けするほど窓口業務はスムーズだった。一方で2日目には、トラブルでシステムが使えず、Excelのリストを人力でチェックしながら配布せざるを得ない時間帯があった。まずリストから当該の社員を見つけるだけで数十秒かかり、品物を用意して配布の完了のチェックをExcelに主導で入力するまでの作業を含めて非常に手間だった。図らずもシステムの効果を実証する形になった」(堂前氏)



●コンテナ技術試用の場としても機能 「有意義な事例に」



 開発に当たっては、IIJが自社のクラウド環境上で社内向けに提供しているKubernetesディストリビューション「IKE」(IIJ Kubernetes Engine)を活用した。IKEは2018年にローンチされ、社内システムのインフラとしての機能を担っている。一方で社内に広く開放しており、エンジニアがコンテナ技術を活用した実験を気軽にできる環境としても機能している。



 IKEの構築を主導し、Kubernetesの活用を推進する田口景介氏(ネットワーク本部 SRE推進部長)は「コンテナはここ3〜4年で盛り上がってきた技術であり、これを浸透させるには、クライアント向けの本番環境だけ整備したところでなかなかチャレンジしづらい。誰でも用途を問わず使える環境を提供しようというのがIKEをスタートさせた狙いの一つだった」と話す。技術工作室の取り組みも、IKEの活用という観点から有意義な事例になったという。



 「(IKEには)業務システムを開発して動かしていたり、自分で作ったビジネスと関係ないツールを動かしていたりする人もいる闇鍋状態のクラスタが一つあり、これを今回、技術工作室の案件で有効活用してくれた。こうしていろいろな知見を身につけることで、本業のビジネスに対しても有効な影響を与えていくことを期待している」(田口氏)



●エンジニアの学びにも 「口だけ出して逃げようと思っていた」が……



 技術工作室の取り組みは、参加したエンジニアにとっても有意義だったようだ。QRコードを活用するアイデアの発案者である白崎氏は「別件でQRコードを使うシステムを構築していて、今回の課題にも活用できそうだと考えて提案はしたが、それで自分の役割は終わりだと思っていた」という。



 しかし、マネジメント層の立場ならではの課題意識が、さらに一歩踏み込む推進力になった。「技術工作室の活動自体には注目していて、もっと社内に広めないといけないと思っていた。初期の事例をきちんと成功させないと後が続かないので、自分も手を動かしつつ最後まで見届けないといけないと考えた」(白崎氏)



 坂口氏も、当初は「本当はちょっと口だけ出して逃げようかなと思っていた」と笑う。一方で、今回の案件に参加した理由を次のように説明した。



 「QRコードの知見を蓄積していて一家言あったし、IKEについても、遊べる基盤ができたぞということでローンチ直後から触っていた。自分なりに検証してきたこれらの技術を課題解決に役立てる案が出せそうだったので、自分の知見を試すチャンスだと思った。本業のチームにもそれを応援してくれる雰囲気があるし、社内で自分のプレゼンスを上げることにつながるだろうというモチベーションもあった」



 短時間で出来上がったプロトタイプを基に、広報部側の詳細な業務フローなどを改めて見直しながら修正を繰り返す中で、エンジニアとしての経験値も上がったというのが坂口氏の実感だ。



 「技術工作室の案件では、どういうフローで仕様を詰めていくか定まっていなかったこともあり、何も考えないとどんどん要件が膨らんでしまうという課題があった。システムをつくる側と使う側の視点や価値観の違いなどをすり合わせる中で、エンジニア側にもバイアスがかかっている部分があると感じ、勉強になったし楽しい経験ができた」(坂口氏)



 技術工作室では今回の事例のほか、オフィスのレイアウト変更時にレイアウト案を自動作図するシステムなど、いくつかのプロジェクトが進行しているという。



 「イノベーションの創出には、アイデアを練るだけではなく、何かしらの形にしてみて、失敗して、また作り直してといった、ユーザーの声を聞いて発展させていく過程が必要不可欠。技術工作室のプロジェクトではその経験を積むことができる。社内でもっと気軽に手を動かして、気軽に失敗するというサイクルをもっともっと加速させたい」(藤本氏)


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