ママスタここ数年、紙とデータの両方を使って保護者へお知らせをする学校も増えていることでしょう。メールアドレスを登録したり、専用のアプリを活用したりすることで、スムーズにお知らせを送れるようになったのではないでしょうか。学校からのお知らせの形式について、ママスタコミュニティのあるママから、こんな質問がありました。
『学校からの手紙は紙とデータがあって、入学式の案内はデータ、説明会の書類は紙でした。学校からの手紙はデータ化が進んでいるように思うのですが、学校はどう使い分けているんでしょう。皆さんはデータが良いと思いますか？ それとも紙ですか？』
紙とデータではそれぞれ良い面と注意点もあることでしょう。また学校側のデータと紙の使い分けも気になるところ。まずは、ママたちのお子さんの学校はどうなのか聞いてみましょう。
学校は紙とデータはどう使い分けている？
『うちの学校は普段は書類、緊急時や長期休みにデータ』
『データは全学年に。紙は学年ごとにというイメージだわ。でもバラバラだと、この説明はデータだっけ？ 紙だっけ？ となる。どっちも探して二度手間』
『うちの学校も去年からペーパーレス化に移行している。お便りお知らせ系はアプリ、保護者のサインで出欠や同意書確認がいるもの（プール、マラソン大会参加など）は紙で配布、そして親が記入して提出が基本』
紙かデータで届くかの違いは、緊急性があるかどうかもポイントになってきそうです。たとえば悪天候のために明日は臨時休校になるなど、緊急のお知らせはメールなどのデータで届く場合もあるでしょう。また子ども自身が手紙を受け取れないときにもデータになりますね。他にも全学年に配布なのか、それとも学年ごと、クラスごとなのかでも違いがでてきそうです。なかには保護者のサインや印鑑が必要なものもありますが、それに関しては紙ベースになっているようです。
紙でのお知らせのメリットとデメリットは？
見直しがしやすいのはメリット
『献立表は紙だとそのまま貼りだせるので助かるし、お便りもファイリングしているから見直すのも楽。幼稚園がデータだったけれど、見直したいときに探すのが超面倒だったよ』
『給食と下校時間や準備物のあるお便りは冷蔵庫に貼り付けていて、朝ごはんの準備ですぐ見られるようにしている。スマホを開いて探すより短時間で効率的』
紙のお知らせの良いところは、冷蔵庫などに貼り付けられること。スマホなどに届くデータのお知らせでは、スマホを開いて見たいデータを探すことになるので、手間がかかってしまうこともあります。そのため、見やすい場所に学校からのお知らせを貼れるのは大きなメリットになってきそうです。
こんなデメリットも……
『昨年度の学級プリントや宿題プリントなどを燃えるゴミにだしたけれど、重くて大変だった。ゴミにだすにも、いろいろ書かれているから捨て方にも気を遣う』
『紙だとゴミになるし、個人情報が気になるから、できればデータが良いなと思っている』
紙でもらうお知らせは、処分するときに注意する必要があるそうです。個人情報が書かれているかもしれませんから、1枚1枚チェックする場合もあるのでしょう。もしかしたら、シュレッダーなどを活用するママもいるかもしれませんね。また紙はまとまると重さがでるので、ゴミステーションまで運ぶのが大変との声もありました。
データの良いところ、気をつけたいところは？
スマホがあればいつでもどこでも確認できる
『昨年度から出欠連絡用アプリにお便りが届くようになりました。私はアプリがありがたかったですよ。出先で、次のお弁当はいつだったかななど予定確認ができて助かりました』
スマホでデータを受け取ることで、いつでもどこでも内容を見返すことができますね。外出中に確認ができれば、お弁当のおかずを買うタイミングなどもわかりそうです。他にも、仕事帰りに学校で必要なものを買うこともできるのかもしれませんね。
子どもの出し忘れがない
『なんでデータじゃないのか、すごく不思議。紙は子どもが出し忘れたり失くしたりするから』
『今年度から全部データになるようです。子どもが持ち帰りを忘れることが多いのでありがたいです』
紙で渡されるお知らせは、子どもが持ち帰るのを忘れたり紛失してしまったりすることもあるようです。また、子どもにとってあまり都合がよくない内容では、あえて親に見せない場合もあるかもしれませんよね。その点、親のスマホなどに届くデータであれば、親が直接受け取ることができるでしょう。
データを受信できないことや誤って消してしまう恐れもある
『データが送られてくるけれど、受信がうまくできずに困ったことがある。何回も登録をし直したけれど。だから重要なことは紙でほしい』
データなら子どもの出し忘れなどを防ぐことができますが、ときに不具合が起きることも。受信ができないとデータを見ることができませんから、どんなときでもデータが良いというわけではないようです。
『メールだと間違えて消してしまったり、パスワードを忘れて見なかったりする人もいると思う。重要なのは紙で渡してくれたほうが良い』
データでお知らせをもらっても、誤って削除してしまうことがあるかもしれません。またパスワードを忘れてしまうと、すぐに確認ができずに後回しすることも。そうなると期日がある内容の場合、過ぎてしまう可能性も考えられますから、重要なお知らせほど紙の方が良いと考えるママもいます。
両方の使いやすさを考えてみるのもあり
学校からのお知らせは紙が良いか、それともデータが良いかはそれぞれのママの好みによっても感じ方が違ってきますね。もしデータが使いにくいのであれば、必要なものだけプリントアウトをすることもできそうです。一方で紙では子どもの出し忘れなどもあるので、データの方が良いとの意見もありました。また紙のお知らせでもスマホで写真を撮り保存しておけば、いつでも内容を確認できるでしょう。どういう基準で紙とデータのお知らせを分けるのかは学校によって異なるようです。学校側も今は模索をしているかもしれませんから、学校と保護者の両方にメリットがある方法を取り入れていけると良さそうですね。
文・こもも 編集・きなこ イラスト・よし田
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