忙しそうな上司・先輩に「質問してもよいタイミング」はいつ? 仕事をうまく回すコツは“上司をマネジメントする”という視点

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2024年04月25日 06:00  ログミー

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上司・先輩に「質問しても大丈夫なタイミング」がわからない

加藤想氏:今日は「質問のタイミング」について考えていきます。「上司にいつ質問したらいいかわからない」「先輩が忙しそうで、質問しても大丈夫なタイミングがわからない」。こんな悩みをよく若手社員の方から受けます。今回は、適切な質問のタイミングや心構えについて考えていきます。

若手社員の方が悩む背景には、「なんでもかんでも先輩に聞くのは申し訳ない」「『そんなこと聞いてくるの?』と思われるのではないか」といった不安を感じる気持ちがあるからだと思います。相手が先輩であっても質問しにくいということなので、上司になるとなおさら聞きにくいと感じます。これは、非常に悩ましい問題だと私自身も思います。

そこでまず1つ言えることは、「新人の時にはどんどん聞いたほうがいい」ということです。今のタイミングだからしか聞けないことがたくさんありますし、新人だったら許してもらえることもたくさんあると思います。

そして実は聞かれる側も、新人の素朴な質問から学ぶことも多いです。なので本当にわからなくて困っているのであれば、笑われても、そして怒られたとしても、勇気を出して聞いてしまったほうがいいと個人的には思っています。

それでは、仕事や職場に慣れてきた、入社3年目から4年目になった時はどうするのがよいのでしょうか。「こんなことを聞いてもよいのか?」と躊躇するかもしれませんが、それでも聞くという姿勢が大切です。

“上司をマネジメントする”という考え方

そしてもう1つ大事なこととしては、「自分の上司をどういうふうにマネジメントするか」という概念を持つことです。マネジメントというと、一般的には「上司が部下を管理する」という意味で使われる言葉だと知られていますが、ビジネススクールの業界で有名な論文・ケーススタディに「Managing Your Boss」というものがあります。

どういうことかというと、「ボスとの関係性をきちんとマネジメントしないと良い仕事はできない」。こんなことを指しています。例えばメールで上司に報告をして、仕事が完了したと思っている人がいたとします。しかし、その上司はあまりメールが好きではなくて、直接話すほうが好きだった場合に、その上司との仕事がうまくいくことはありません。

どんなコミュニケーションの方法が好きなのか。どんな質問なら受け入れてくれる人なのか。どんなタイミングだったら機嫌が良くて、質問を受けてくれるのか。

スムーズに仕事を進める上で、上司の癖を理解することはとても大事です。質問のタイミングに困ったら、こういうことを意識してみてもいいかもしれません。

上司に媚を売るという意味ではなくて、上司の特性をきちんと理解した上でコミュニケーションをすることが非常に大事です。相手も人間なので、「上司だから」と完全性を求めても、なかなかうまくいきません。

何か質問したいことがある時は、まずは部下として上司の特性を理解した上で、タイミングとか、上司が好むコミュニケーションの方法に配慮をしていくとよいと思います。

相手への配慮は忘れず、勇気を出して質問することが大事

上司も忙しい人なので、べったりと張りついて部下の面倒を見るわけにはいきません。「大丈夫かな?」「順調に作業が進んでいるかな?」と気がかりにはなっていますが、そこまでの時間が取れないのが現状です。

上司も部下に質問をされると、「頼りにされている」と感じてうれしい場面もありますし、答えてあげたいという気持ちになります。なので相手に配慮しながら、勇気を出して質問することが大事です。

一方で相談を受ける側の問題もあります。中には「今は話しかけないで」という「忙しいオーラ」を出している方もいて、そういう場合はなかなか話しかけづらいこともあります。

しかし、これも受け手の問題に含まれています。オーラに負けて聞きに行かないと、今度は「報告がないな」と言われてしまうので、我慢して行くしかないところもあると思います。

これまでお伝えしたように、ボスマネジメントの一環としてその人のキャラを知って、「どういうかたちでコミュニケーションをしていくのが一番円滑になりそうか?」という観察が、何よりも大事なんじゃないかなと思います。

どこまでいっても人間関係なので、相手の人間の特性を知るということを怠らないことが大事です。過剰に「上司だから」とか「ビジネスだから」ということではなくて、本当にその人とコミュニケーションが取りたい場合は、ふだんしている努力をビジネスの場でも取り入れていく必要があると思います。

というわけで、今日はここまでとします。何か参考になるとうれしく思います。

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