テレワークの普及や技術の発達が進み、企業のドキュメント管理方法は変わりつつある。膨大なファイルを複数拠点の従業員が利用する中で、セキュリティも確保するといった課題に対処するために役立つのがドキュメント管理ツールだ。企業が中央リポジトリ（一元管理）型でドキュメントを保存、管理するために活用できる主要なドキュメント管理ツール5つを紹介する。これらのツールは、アナリスト企業とビジネスソフトウェア評価サイト「G2」のユーザーから一定の評価を獲得したツールを厳選した。
●Laserfiche
「Laserfiche」は、エンタープライズ向けのコンテンツ管理、ドキュメント管理サービスだ。紙文書を検索可能なデジタル形式に変換する光学文字認識（OCR）、コンテンツを一元管理するリポジトリ、文書のバージョン管理、業務プロセスや承認の自動化ワークフローなどの機能を提供している。文書を要約できるAI（人工知能）ツールを搭載する他、監査ログと詳細なユーザー制御によってセキュリティを強化している。
導入形態はクラウド版とオンプレミス版から選択でき、それぞれ価格体系が異なる。クラウド型は「Starter」「Professional」「Business」の3つのプラン、オンプレミス版は「Starter」「Professional」「Business」「Enterprise」の4つのプランを利用可能だ。
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●M-Files
「M-Files」は”メタデータ駆動型アーキテクチャ”を採用したドキュメント管理ツールだ。これはファイルに付加されたクライアントデバイス名や日付などのメタデータに基づき、ファイルを管理するアプローチを指す。これによってエンドユーザーは、ファイルの内容に沿って素早くファイルを検索、整理できるようになる。
主な機能は以下の通りだ。
・タスク管理と通知を含むワークフロー自動化
・AI技術を活用した検索機能とメタデータ付与の自動化
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・ファイルの新規バージョン作成時の重複検出
M-Filesには「Base」「Team」「Business」の3つのプランがある。Baseプランはオンプレミス版のみだが、TeamプランとBusinessプランはクラウド版とオンプレミス版の両方で利用可能だ。クライアントデバイスは64bitの「Windows 11」「Windows 10」が稼働していることと、アプリケーション開発・実行環境「.NET Framework」のバージョン「4.7.2」か「4.8」系が必要だ。オンプレミス版の導入には「Windows Server 2016」以降のサーバ用OS「Windows Server」（64bit版）が必要となる。価格は要問い合わせで、30日間の無料トライアルを提供している。
●Revver
「Revver」は、セキュアな文書保管と業務自動化を特徴とするドキュメント管理サービスだ。強力な暗号化機能を備えたセキュアなストレージ、反復作業とドキュメントプロセスを自動化するツール、外部ツールとの連携などの機能を提供する。直感的な検索機能、社外のエンドユーザーによるファイル共有を簡素化、安全化する「Upload Link」機能も備える。
利用形態はSaaSで、価格は要問い合わせとなっている。
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●Microsoft SharePoint Online
「Microsoft SharePoint Online」は、クラウドベースのドキュメント管理、コラボレーションサービスだ。主要な機能は以下の通りだ。
・ファイルを一元的に保存、整理するためのドキュメントライブラリ
・ドキュメントのレビュー、フィードバック、承認といったプロセスを効率化するためのワークフロー
・ドキュメント、メタデータ、連携システムを対象にした横断的な検索
・リスト管理ツール「Microsoft Lists」との連携によるデータ管理と共有
・複数のWebサービスを連携させる仕組み「Webhook」を介した外部システムとの連携
サービス形態はSaaS方式を採用する。オフィススイート「Microsoft 365」のサービスの一つにMicrosoft SharePoint Onlineが含まれているが、個別契約も可能だ。Microsoft 365の料金プランには、大きく分けて中小企業向けの「Business」と大企業向けの「Enterprise」の2種類があり、Businessは「Basic」「Standard」「Premium」、Enterpriseは「E3」「E5」「F3」にさらに分かれている。各プランには無料体験版が用意されている。
●Zoho WorkDrive
「Zoho WorkDrive」は、チームでの文書管理とコラボレーションに特化したクラウドベースのドキュメント管理サービスだ。
主要な機能は以下の通りだ。
・プロジェクトと部門別のコンテンツを整理する「チームフォルダー」
・オフィススイート「Zoho Office Suite」との連携によるドキュメントの作成と編集
・Zoho WorkDriveのデスクトップアプリケーション「TrueSync」によるクライアントデバイス間のファイル同期
・クライアントデバイス画面の録画、ビデオ録画、音声録音が可能な機能「WorkDrive Snap」と、テキストや画像を自動生成するAI技術「生成AI」機能の連携
SaaS方式での提供となり、「Starter」「Team」「Business」の3つの料金プランがある。それぞれのプランで15日間の無料体験版を利用可能だ。
本記事は米国Informa TechTargetの記事「Top 10 document management software in 2025」を翻訳・編集したものです。一部、翻訳作業に生成AIを活用しています。
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