職場での定期的なミーティングは、情報共有や意思決定のために欠かせないが、上司次第では機能しなくなることもあるようだ。
東京都に住む30代の女性の職場では、年度始めにメンバー全員の予定を調整し、毎週決まった曜日の決まった時間に週次ミーティングを行うことが決定したそう。しかし、早々と週次ではなくなってしまったという。
「3週も経たないうちに上司が『この週とこの週はいないのでスキップで、この週はこの曜日が空いていないのでこの曜日にやりましょう』と開催が不定期に。半年で決まった曜日通りに開催されたのは半分程度」
当初の予定はあってないようなものになってしまったのだ。（文：天音琴葉）
「今日の午後からミーティングをしましょう」と当日言い出すことも
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下期になると状況はさらに悪化した。上司の都合でミーティングの曜日自体が変更されたが、その曜日での開催率も3割以下に。女性は当時の状況をこう振り返る。
「皆いつがミーティングなのか分からなくなり、意図せず欠席する人が発生する事態に。上司にミーティング日程のカレンダーへの記入や早めの日程調整を求めるも上司はなかなかやらず、しまいには『今週のミーティングは祝日なので今日の午後からミーティングをしましょう』と当日言い出したりするようになりました」
すでに他の仕事の予定を入れてしまったメンバーもいるだろう。当然、対応できないメンバーも出て、全体のスケジュールが混乱。その結果、
「チームメンバーのミーティングへの参加意欲はゼロに。報告準備をする時間がない状態でミーティングに挑み、話が非効率になって上司がそれに突っ込むという不毛な時間を過ごしています」
と、ミーティング自体が形骸化していると嘆いた。
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これではミーティングの本来の目的を果たせないどころか、メンバーのモチベーション低下を招くだけ。上司はまず、自身のスケジュール管理やメンバーへの配慮を意識したほうがよさそうだ。
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