仕事力向上のキモ！業務を「分ける」極意とは？

仕事がデキる人を見ると、「分ける」という行為を意識的、無意識的に行っている。
「分ける」とは「分類・分解できている」という意味だ。そしてきちんと分けられていると分かりやすくなる。つまり「分かる」ということにつながる。

逆に、仕事が遅い。ミスが多い。話をうまく伝えられないなど、なかなか仕事ができるようにならない要因の一つとして、「分ける」ことができていないことがあげられる。この「分ける」とはどういうことか？

そんな「分ける」技術を身につけ、仕事のスピードと質を劇的にアップさせる仕事術を伝授するのが『仕事が速くてミスしない人がやっている「分ける」仕事術』（吉田英憲著、フォレスト出版刊）だ。

では、具体的に何をどう分ければ、仕事のスピードがアップするのか。
本書から「タイムマネジメント」で使える「分ける」仕事術をピックアップしよう。

■仕事がデキる人は作業を分解して時間を見積もる

例えば、１日のスケジュールにおいて、「何を」「いつ」行うかの行動管理をするタイムマネジメントでも「分ける」ことが重要だ。

「分ける」ことができている人とできていない人では、スケジュール管理において大きな差が出る。
報告書を作成する場合、「分ける」ことができている人は「構成を検討するのに５分」「作成に２０分」「確認に５分」というように、作業を分解してそれぞれにかかる時間を見積もり、締め切りを意識して作業をする。

一方、分けることが苦手な人は「だいたい30〜40分だろう」とアバウトに時間を見積もる。その結果、気づくと予定時間を過ぎてしまう。これは見積りの甘さが原因だ。
こういったことが１年、２年と続くと、時間の使い方が上手い人と苦手な人で、同じ時間働いていても仕事の成果が大きく変わってくる。

■まずは業務を「３分割」してみる

「分ける」ことが苦手であれば、本書で紹介されている「３分割法」を試してみよう。これは、前述の報告書のように「構成を検討するのに５分」「作成に２０分」「確認に５分」と業務を３分割するというものだ。

数時間かかる業務のときは、30分単位で分割する。見積書の作成なら「過去の類似物件の調査に60分」「見積書と付属資料の作成に90分」「社内での検討会に30分」といった具合だ。

こうして分割することで仕事の進行スケジュールが立てやすくなる。そのスケジュールに沿ってやっていくことを意識すれば、自然と仕事も進みが速くなるはずだ。

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仕事や時間管理が上手くいっていない人は、「分ける」ことを実践してみてはどうだろう。仕事の質も成果もスピードも上がるはずだ。

（新刊JP編集部）