Copilot in Windowsを使ってメールのひな型／下書きをつくる

　最新のWindowsに標準で搭載されている生成AI活用のアシスタント機能「Copilot in Windows」を使えば、日々の事務作業で発生する手間を減らせる場合がある。今回は同機能の基本的な活用例として、ビジネスシーンなどで利用できるメールのひな型や下書きを作成してみよう。

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●Copilot in Windowsを起動する

　今回は、基本的な操作に近いので、改めてCopilot in Windowsの起動手順をおさらいしよう。「Copilot」キーがある「Copilot＋PC」を使っているなら、同キーを押す。タスクバーに表示されるCopilotアプリのアイコンを選択すれば起動できる。デスクトップ画面の右端に「Copilot in Windows」のアプリウィンドウ（サイドバー）が表示されるはずだ。

　Copilot in Windowsの画面の下端には、チャットツールのようなテキストボックスが表示される。ここに質問や指示（プロンプト）を入力する。

●メールのひな型をつくる

　Copilot in Windowsでは「会話のスタイル」を選択できる。好みで選んで問題ないが、今回は「より厳密に」を選んだ。プロンプト例として、「クライアントと打ち合わせの日程を調終するためのメールの離型を作成してください」と入力し、送信アイコンをクリックした。

　これでCopilot in Windowsが、指示通りにメールのひな型を生成してくれた。生成されたテキストの必要な部分をコピーし、使用しているメーラーのエディタ部分にペーストしてから細部を編集することで、手入力の手間を削減できるだろう。

　なお、こうした操作が特に有効なのは、普段あまり送信しないメールを作成する際だ。例えば、「営業の打ち合わせのメールに対して断りの返事を入れる」「転職の連絡に対して返事をする」「数年ぶりに連絡する相手に打ち合わせの相談をもちかける」など、自力で文面を考えるのに時間がかかりそうな場面で、活用を検討してみるといいだろう。

●ウィンドウのサイズを変えて作業しよう

　さて、メールの本文のような長めのテキストを生成させる場合には、思った通りの出力が得られるとは限らない。そこで、生成させるプロンプトのパターンを複数用意しておくなどのアプローチが有効になりやすい。

　一方で、Coipilot in Windowsのサイドバーはデフォルトだと狭いので、生成されたテキスト全体を俯瞰（ふかん）したり、コピー操作を行ったりするのが難しいこともあるだろう。

　そんなときには、サイドバーの左端をドラッグすることで、表示領域を横に拡張できる。普段はスリムな方が邪魔にならないだろうが、こうした用途の際には、一時的に広げておける。ぜひ把握しておこう。

●使用環境によってはOutlookに統合されたCopilotも使える

　なお、本連載の過去記事にて紹介したように、Microsoft 365に統合されたCopilotを使うこともできる。Microsoft製のメーラー「Outlook」にも、Outlookに統合されたCopilot機能が用意されている。

　ただし、この機能は職場または学校のアカウントおよびOutlook.com、hotmail.com、live.comおよび msn.comのメール アドレスを使用するMicrosoft アカウントのみがサポートされており、その他のメールプロバイダーのアカウントを使用している Microsoft アカウントでは利用できない。その他のアプリケーションでCopilotを使う場合と比べて制限が多いので留意しておこう。

　利用できる場合には、ツールバーに表示されるCopilotアイコンから、下書きの生成を直接行える。詳細については、公式サイトに記載されているので、必要に応じて確認してほしい。

　とはいえ、利用条件がやや厳しい印象もあり、このためにわざわざ使用環境を整えるのも大変だ。さほど不便を感じないのであれば、まずはCopilot in Windowsの機能を活用しておけば十分だろう。